Veritas最新调研报告显示,员工正削弱企业对公司数据的管控力

数据管理实践应与信息共享的发展实现同步,否则企业将面临合规和数据安全的风险

北京 – 2021年3月10日 – 今日,全球数据保护及数据管理领域的领导者Veritas Technologies发布了Veritas Hidden Threat of Business Collaboration Report(Veritas商业协作隐患报告),突出强调了错误使用即时通讯软件(IM)和商业协作工具的风险。该调研显示,超过七成员工表示曾用上述工具分享过对业务至关重要的公司敏感数据。

随着网络信息技术的不断创新完善,即时通讯软件已成为人们沟通的重要工具,新冠疫情更是加速了其发展速度。Veritas Hidden Threat of Business Collaboration Report(Veritas商业协作隐患报告)对包括中国在内的10个国家的12,500名办公室职员进行了问卷调查。调研发现,员工正在削弱企业对公司数据的管控力,企业可能将面临合规和数据安全的风险:在中国市场,74%的员工保存了他们通过即时通讯软件分享的信息,与之相反的是,60%的员工则选择在平台完全删除信息。如监管机构要求查看平台记录,这两种情况都可能给企业带来不可预计的损失。

Veritas调研报告发现,中国员工在即时通讯软件上分享的敏感数据包括:客户信息(28%)、人力资源相关信息(26%)、合同信息(20%)、业务计划(23%),甚至包括新冠病毒核酸检测结果(21%)。另外,员工普遍使用商业协作工具来完成交易、处理订单甚至同意加薪,但他们认为,即使这么做,也不会产生有法律效应的正式记录。调研显示,有67%的中国员工认为公司保存了他们的这些信息。

Veritas 公司大中华区总裁杨晨表示:”对大多数人来说,我们的工作生活方式从2020年开始发生了重大转变,越发依赖线上应用与社交软件。多数企业正在紧急改进数据管理策略,以便将新兴的业务应用平台纳入其中。”

即时通讯软件的频繁使用,加剧了问题出现

研究表明,自新冠疫情爆发以来,员工使用Zoom、Teams和微信等即时通讯软件的时间增加了20%。目前,中国员工平均每天花费3.1个小时在这些应用程序上,其中,30%的员工每周需要花费超过一半的工作时间。现在,大量的业务都通过这些软件进行,员工也认为平台协议具有约束力。例如,通过即时通讯软件,44%的员工接受并处理了订单,31%的员工接受了求职者的推荐信,34%的员工接受了已签署的合同。

在全球范围内,尽管有30%的员工因在这些平台分享敏感数据而遭到雇主斥责,但数据还是在共享。这些警告可能并没什么用,因为在接受调查的所有员工中,有79%表示他们将来还是会分享此类信息。

杨晨表示:“我们可以清楚看到,限制员工使用即时通讯软件并不起作用。相反,我们不应与之对抗,而是要解决问题。”

即时通讯软件几乎和电子邮件一样被信任

当被问及哪种沟通方式最能证明一项协议的约束力时,我们发现,员工认为多数平台上的信息能成为可靠证据,但公司未必能准确抓取:

● 95%的中国员工认为即时通讯软件是对协议的可靠认定,等同于电子邮件和书面协议

● 91%的中国员工信任电子签名,90%信任电话,89%信任短信

● 另外,76%甚至认为社交媒体可作为达成一致的可靠证据

另外,通过对比各个国家之间的调研数据,我们也看到了一些引人注意的差异:

● 总体来看,34%的员工会接受通过即时通讯软件发出的订单,并着手处理。但存在地区差异——在中国,有49%的员工会采取销售行动,而在美国只有29%的员工会这样做

● 74%的中国员工会保存自己在即时通讯软件上分享的信息,而在美国和英国,这一数据是58%和44%

● 出于个人目的而使用商业沟通工具的意愿存在很大差异——57%的中国和韩国员工使用过公司沟通工具进行私人对话。相比之下,美国员工的比例为47%,而英国仅为32%

● 平均有30%的受访者曾因使用即时通讯软件而遭到雇主斥责,这表明一些雇主在公司规定方面比其他雇主更清楚。在韩国,这一数字上升到40%,但在中国下降到24%

杨晨认为:“目前,商业数据无处不在。完成交易,处理订单,分享敏感个人信息等都通过视频会议和信息平台进行。在中国,公司和员工对即时通讯软件的依赖高于其他国家,如不及时采取措施,可能将公司置于巨大风险中。对中国企业来说,把这些快速增长的数据纳入保护及合规中显得尤其重要。”

针对商业协作隐患的应对措施

对于希望重新获得对公司数据管控力的企业,Veritas推荐以下措施,以实现数据管理实践与信息共享的发展同步:

● 对满足业务需求的即时通讯软件和商业协作工具进行标准化——这将限制杂乱无序的扩展;

● 制定信息共享政策——这将有助于控制敏感信息的共享;

● 针对部署好的工具和规定,为所有员工提供培训——这将有助于减少违反规定的现象发生;

● 使用eDiscovery和SaaS数据备份解决方案,将来自即时通讯软件和商业协作工具中的数据整合到企业的数据管理策略当中——这将使企业能够充分利用软件和工具,而不会将业务置于风险之中。

调研方法

Veritas Hidden Threat of Business Collaboration Report(Veritas商业协作隐患报告)由3Gem于2020年11月23日至12月8日完成,其数据来源于来自澳大利亚、巴西、中国、法国、德国、新加坡、韩国、阿联酋、英国和美国的12,500名在工作中使用即时通讯软件和商业协作工具的办公室员工。

关于 Veritas

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