无论是纸质版还是数字版,必须处理文书工作都是一个真正的痛苦。税务文件,保险公司的福利说明,购买收据,处方,账单,疫苗接种卡-日常文书工作不胜枚举。当然,当您突然需要为两岁的笔记本电脑找到收据时,就找不到了。

Google最新的实验性应用程序Stack旨在帮助简化您的生活。谷歌的区120孵化器的产物,协议栈的设计是在那里你可以把所有这些文件的PDF副本的地方。正如我们在第一篇文章中提到的,Stack借用了Google功能强大的DocAI企业工具的基础技术,用于文档分析,因此它可以将它们分类(或者用Google的话说就是堆叠),并允许您在文本中搜索单词。

我有很多文件要整理得井井有条。为了保持数字副本的存储和可访问性,我将Google云端硬盘,Evernote和创建PDF的应用程序Tiny Scanner结合使用。这不是一个理想的解决方案,因此当Google推出文档扫描/组织应用程序时,我想我会明白此Stack的全部含义。

带入堆栈

首先,请注意:目前,Stack仅在Android设备上可用,并且只能使用个人Gmail帐户而非Google Workplace(以前称为G Suite)帐户进行安装。但是,一旦安装了该应用程序,就可以访问保存在任何Google云端硬盘帐户(包括工作区帐户)上的文档。对于任何需要处理多个Google帐户的人来说,这种困惑都不是新鲜事。

首次打开堆栈时,会显示一系列代表各种堆栈的图标,包括账单,银行,房屋,ID,医疗,收据和已加星标。如果这些都不满足您的需求,则可以单击右上角的“编辑”链接,并显示与税金,移民,车辆和其他类别有关的其他堆栈,您可以将这些堆栈添加到顶级堆栈中。您还可以通过点击加号按钮来创建自己的堆栈。

在主屏幕的底部有两个选项卡:“主页”(您可以在其中看到堆栈的初始屏幕)和“所有文档”(您可以在没有“堆栈”组织的情况下查看和搜索所有已保存的文档)。

要开始添加文档,请在主屏幕上按加号。您将看到三种填充Stack的方法:

PDF:从任何Google云端硬盘帐户或您的设备中提取现有的PDF

图库:在您的设备上查找最近拍摄的图像

相机:使用设备的相机扫描文档

我的Google云端硬盘中有很多文档,所以我认为我先使用PDF方法导入文档。令我失望的是,我一次只能导入一个文档,这意味着我要花很长时间才能引入我的整个PDF历史记录。

Gallery方法也不是特别有用,因为它仅使我可以访问设备上约一个半月的照片。

另一方面,使用手机的摄像头从Stack内部扫描文档效果很好。保存之前会预览文档,并且可以根据需要调整颜色,裁剪和旋转颜色。您还可以添加其他页面,以便您可以拥有一个多页的文档。

无论我以哪种方式导入文档,Stack对其的整合程度都给我留下了深刻的印象。该应用程序从其内容中创建文档的名称,隔离重要的细节(例如购买日期和金额),并使用内容来确定应放入的堆栈。例如,它正确地标识了具有CDC信息的文档。来自CDC的v-safe应用,并将其放置在Medical堆栈中。当我拍摄一张非常皱巴巴的商店收据时,它毫不费力地挑出了零售商的名称和购买金额,并将文件放入了我的收据堆栈中。

您不必依赖应用程序来决定将文档放入哪个堆栈。可以通过转到“所有文档”选项卡,然后选择有问题的文档,将文档分配到堆栈。其堆栈在图像下方列出,您可以在此处添加或删除它们。是的,您可以根据需要将一个文档分配到多个堆栈中,例如,我将CDC文档放入“医疗”堆栈和“加星号”堆栈中。

您不能做的是在堆栈中创建子堆栈(或子文件夹)。您也不能标记文档。因此,例如,如果要从不同的医生那里收集大量医疗文件,则必须将它们全部放入“医疗”堆栈中,然后搜索所需的文件,或者为每个医生创建单独的堆栈。希望随着这个实验性应用程序的开发,将添加一些其他组织工具。

另一方面,进行搜索(通过转到“所有文档”)通常会找到所需的内容。正如Google应用程序所预期的那样,搜索效果很好;我的大部分搜索都成功地找到了PDF文档中的文本。

如果您转到“设置”页面(可从您的个人图标访问),则可以让该应用自动导入您使用设备拍摄的文档的所有照片。您还可以将所有PDF自动保存到Google云端硬盘(这是个好主意,因为Stack处于实验阶段,很容易最终在Google Graveyard中使用)。而且,如果您决定不适合使用Stack,则可以将所有现有文档导出到云端硬盘,然后从Stack中删除所有数据。

隐私权与安全性

根据Google对应用程序的描述,“ Stack使用Google的高级安全性和登录技术来保护您的文档。” 您还可能需要使用面部或指纹锁才能访问该应用程序-如果您计划包括任何敏感文档,则是个好主意。

与往常一样,到底有多少保护您的文档不受Google本身保护的问题。为了使用Stack,您必须同意Google的服务条款(如果您已经拥有Gmail帐户,则可能之前已经同意)和隐私权政策(相同)。还要求您允许该应用访问您设备上的照片和媒体,以及拍照和录制视频(仅在这次使用该应用时,或拒绝)。这两个权限都是可选的,但是如果Stack无法访问媒体或拍照,则可能不会很有用。

那么对于那些试图追踪生活文书工作的人来说,Stack是一个可行的选择吗?就我而言,它还不存在-因为它还处于开发初期,并且因为我对Google放弃其实验的趋势有些愤世嫉俗,所以我还没有准备好相信我所有的重要论文来堆。但是它具有很大的潜力,我将继续关注它。