一直坚定朝着“大安全”方向前进的云盒子企业云盘,近日推出了【文件下载与外链审核】功能,该功能是出于数据安全保护的目的,防止内部文件被下载或外发后,被随意转发、泄露或非法利用。

文件下载与外链审批功能针对部分人员(以下称为受控人员),当其下载文件或创建外链时,需由审核员审批通过才能成功。

我们知道,使用企业云盘办公时,很多文件需要给用户开放下载权限,而文件一旦下载到本地,便再也无法通过云盘来追踪和审计。这一次,云盒子用户可以通过文件下载与外链审批功能,对内部文件进行更深一层的保护,确保下载的、外发的文件是经过审核的,不会对公司造成泄密或负面影响的。

下面为大家详细讲解下载与外链审核功能。

如何开启该功能?

由管理员在【管理中心-操作管控】配置受控人员、目录审核员及相关规则后即生效。

受控人员:可以从按账号、部门或职位中选择,当然,这些首先要有‘外链’或‘下载’等权限,才会触发审核操作。

审核员及审核范围:从账号中选择,添加人员后,需指定人员的审核范围,核范围支持多选,可同时选择多个公共文档及个人文档。

如何触发审核流程?

受控用户在指定目录下创建外链或下载时,将弹出提交审核窗口。下拉选择“审核员”,填写备注信息,点击“提交”即可完成一次审核申请。

接着,指定的审核员将会收到审核提醒。如果忽略了该消息或者审核数量较多,可以到【协作-操作审核-待处理】列表集中处理审核。

【协作-操作审核】中的每一条记录,都可以查看审核详情,待处理的可直接进行处理。

上图显示三个处理按钮:拒绝、通过并转交、终审通过。这就意味着审核并非一次通过,可能还须经过其他审核员的审核。

适用场景

一方面,可以针对研发、设计、财务等掌握公司敏感信息部门人员进行下载或外链管控,另一方面,可以针对即将离职的员工进行管控,防止其在离职前夕大量大量下载相关文档。当然,可以针对公司自身的业务情况进行灵活管控。

最后,文件外链与下载审核功能就介绍到这儿了,目前云盒子体验服务器暂未开放此功能,如果想试用或体验只能找官方客服。