在全国数字化转型的大浪潮下,企业数字化正在各个行业如火如荼地进行,各大头部企业都已率先开始办公数字化转型。什么样的办公场景,才是真正好用的数字化场景?

云思在中国工商银行上海分行新总部中给出了自己的答案。

被称作“宇宙第一大行”的中国工商银行,其上海市分行就坐落在每天有络绎不绝的游客拍照打卡的浦东陆家嘴,工银大厦就点缀在照片背景中,泰然屹立的办公楼无疑是工商银行作为金融行业头部企业的实力象征。

多重身份识别,无感通行体验

在企业的日常办公中,个人在办公楼内的出入、会议、消费场景中经常有不同的权限需要开通。比如入职时,需要跑安保部门申请门禁权限,再到人资部门申请考勤权限,还要后勤部门申请餐饮付款权限,各管理部门的人员信息不互通,线下多次采集同样的数据,用户体验差,管理费时费力。

如何打通数据壁垒,共享基础业务数据,串联智慧场景下的更广泛的办公行为是上海云思智慧数字化泛办公EOA(Extensive OA)平台一直探索解决的问题。

本着数字化赋能企业办公变革的目标,上海云思智慧数字化泛办公平台利用物联网、云计算、大数据、人工智能等新一代信息技术,将工商银行在工银大厦内办公的人、物、场在线化、信息化、智能化,构建了数字化通行、数字化会议、数字化服务等业务场景融合于一体的管理平台,大大降低了办公中的沟通时间成本,平衡并提高了楼内出入管理的安全与体验系数,提高管理效率,打造一个数字化的金融企业形象。

适用于多租户的数字化通行系统

2021年10月,楼高55层的工银大厦正式启用,除工商银行员工外,大楼内还有其他企业租用,大厦常驻人员高达5000人,出入设备点多达800个,配备24部电梯。如何对大厦内多租户门禁进行统一管理,实现员工、访客、管理者、外包人员等众多角色在大楼内无感通行,无疑是工银大厦管理者关注的重中之重。

信息数据安全是金融行业绕不开的严格标准。而每天大楼的通行场景,就面临着诸多安全管理的挑战。例如访客接待在传统模式下,访客在前台纸质登记后,员工在接到前台的电话通知随即再派专人到楼下迎接的方式过于效率低下。上海云思智慧在工商银行楼栋出入口、梯控、楼层出入口、办公室出入口设置四级出入防线,有效保护各级入口的通行安全。

多租户版的数字化通行系统将访客邀预约功能线上化。员工通过小程序发起邀约,受邀人收到短信通知后,点击短信内的链接补充个人信息。届时受邀人到达工银大厦大厅,通过智慧访客屏进行人证对比,然后直接刷脸进入大楼。邀请的人员不同,门禁的开放权限也不同,无需担心访客在楼内误闯保密区域。

大厅出入口设置智慧访客屏,集访客登记、身份核验、企业宣传多功能于一体,解决了访客登记繁琐的问题,提升了访客通行体验,展示了工商银行科技化的企业形象,降低人工投入。

(智慧访客屏)

就算是内部员工之间也必须遵守安全权限管理。员工如果要去未授权的楼层,可以在数字化通行系统中提出申请,领导审核通过后即可获得二维码。梯控系统会根据二维码自动开放你所申请楼层的通行权限。

(支持刷脸、刷卡、刷二维码多种通行方式)

采用多重人员身份识别的技术,管理员只需要将员工信息一次录入系统,考勤、付款、门禁全权限即可在后台一键管理,让用户摆脱了传统机械门锁、卡片等介质识别的束缚,为用户提供最佳的出入体验。

数字化会议,让你开会更轻松

企业内的会议要协调会前预约、会中服务、会后管理等多项内容,传统的线下人工组织开会是项非常繁重的工作。云思数字化会议系统依据用户的使用习惯结合开会需求,将工银大厦22间会议室在线化、可视化、集约化,实现企业无纸化开会。

邀请外部人员开会时,通行和会议系统实现动态联动。会议系统自动发起访客邀约,提醒外部人员参会。

会议室门口设置状态屏,将当天预约成功的会议直观展示,会议室占用状态一目了然。

(状态屏绿色表示当前会议室空闲)

为保护会议机密,同时做到无纸化办公,云思为每间会议室设置会议控制屏,会议中的资料展示、投票表决均在内网运行的定制系统内进行,保证了会议信息安全。

通过会控屏,会议管理员可进行视频会议统一管理,远程操控楼内各个会议室的投屏、会议录播等,也可以进行电源、灯光、空调、窗帘的会议环境控制。会控屏可视化的界面便捷、直观,有效减少误操作,大大缩减会议管理及运维人员的投入。

云思为每间会议室设置了空间物联感知设备,室内无人状态下自动关闭灯光,会议结束后自动切断设备电源,助力企业节能减排,拥抱碳中和。同时,监测到的会议室使用时长结合系统预约数据,为管理者提供决策依据,有效减少会议室资源浪费。

为方便产品发布、新闻发布、签约仪式、名人访谈等重大活动的举办,云思依据国家广播电影电视总局有关省级电视台建设标准,为工商银行打造出多功能路演大厅,成为工商银行信息发布的重要窗口。

探索数字化办公新未来

“十四五”规划和2035年远景目标纲要明确提出要“稳妥发展金融科技,加快金融机构数字化转型”,可以说,推进数字化转型已成为当前我国金融业一道绕不开的必答题。工商银行积极拥抱政策,在工银大厦进行了智慧办公新探索。

云思为中国工商银行上海市分行工银大厦量身定做的数字化泛办公平台,将办公过程中的业务处理、数据流程进行整合,成功实现了办公数据增值利用,同时提升了组织行为效率,帮助工商银行减本增效,助力工商银行推进数字化转型进程。