转眼距离云思与华建数创签订战略协议已过去一年。在这段时间内,疫情倒逼,5G、云计算、工业互联网、人工智能技术快速发展,数字化泛办公转型已成为企业不得不面对的事情。

在目前市场上,智能办公可以实现单个设备或服务的智能化,但对现下的办公需求是远远不够的。在办公场景内通过人、物、场的在线化、信息化、智能化,实现更加高效的工作方式,才是真正的数字化办公。近日,云思与华建数创联合打造的全场景数字化泛办公楼宇——华东建筑设计总院有限公司世博滨江新办公大楼(下称“世博滨江大厦”)已投入使用,一起来参观一下吧!

数字化运营,全流程精细化管理

从1984年1月在美国出现第一座智能大厦,智慧楼宇的概念已经产生并发展了整整35个年头。在华建数创与云思的通力合作下,包含会议数字化、通行数字化、空间数字化、智慧餐饮、智慧能源、智慧运维六大板块的智慧楼宇管理运营中心在华建世博滨江大厦如期上线。该运营中心结合三维可视化建模、轻量化 BIM、GIS、物联网、大数据、云计算等技术手段,将华建世博滨江大厦中的空间、数据、人的行为进行数字孪生,进而对建筑内产生的海量数据进行处理分析,提炼数据背后的意义。

从智慧楼宇管理运营中心的顶层设计出发,云思将数字化泛办公全流程分为通行、会议、空间、餐饮、能源、运维等多个场景,覆盖日常办公全流程,以使用体验为基准,以提质增效为目标,实现企业人、物、空间的精细化管理。

(多系统融合)

通行场景,挖掘数据潜力

穿梭于建筑之间,通行于各类出入口,是组织内所有内外部人员的高频行为。你一定也为这样复杂的通行场景困扰过:出入口、各种建筑内通道、地库、大堂、电梯厅、办公室等各种场景下需要不同的出入权限,要综合运用实体卡、虚拟卡、二维码、生物特征、车牌等等不同的通行方式,管理权限又分散在安保、行政、高管等不同人手上,一个进出大门的动作不管从使用还是从管理上讲,咋就这么复杂?

但在华建世博滨江新办公大厦中,云思用通行数字化系统交出了自己的答卷。

首先,云思将通行场景分为三级,即楼栋入口、楼层入口与特殊区域入口。

在世博滨江大厦的入口场景中,员工可以通过刷卡的方式进入大楼,在员工出入大楼的同时完成上下班考勤打卡。

(刷码进入)

访客若想进入大楼进行拜访,则需要内部员工在通行数字化系统内发起邀约,访客确认到访后,届时在前台完成人证比对,即可收到系统分配的通行二维码。

(访客邀约)

保安保洁和维护人员也可以在通行数字化系统内获取临时通行二维码,完成楼内的日常维护工作。

在各层办公室入口的场景中,员工部门不同,楼层的通行权限不同;邀约的访客不同,访客可以进入的楼层区域和时间段也不同,这些完全可以依靠数字化通行系统分配的通行二维码权限来管理。

在特殊区域如餐厅入口设置人流量监控,员工可以在系统内查看餐厅实时客流量数据,错峰用餐,缓解餐厅压力,减少排队时间。

(客流检测)

至此,通行场景中的所有数据都汇聚于通行数字化系统内。系统内置各种数据模型,以可视化图表的形式展示楼内的通行状况。除了根据实时通行数据进行异常闯入预警或滞留提醒外,安保部门可以实时获取全部出入情况,依据真实人流量数据调整通行策略,进行实时监控与安全管理,充分挖掘数据的衍生价值,为企业管理增值。

(通行看板)

会议场景,延展会议价值

大楼内办公的华东建筑设计研究院,项目遍布全国各地,故而外地员工常常需要到上海总部组成临时项目小组,甚至很多外地同事经常需要线上参会。人员依据项目机动改变,办公地点也不固定,相互沟通非常依赖大大小小的会议。会前电话反复确认参会人员时间、邮件发送会议资料、人工抢占会议室的传统会议方式,会消耗参会人更多的工作时间。

云思会议数字化管理系统,将企业会议的会议召集、会议准备、会议执行、会后管理进行全生命周期管理,为华建集团提高会议效率。

首先将所有参会人(人)、会议设施(物)、会议室(场)在线化、可视化,然后使用者就可以实时在线查看会议室的空缺时间、参会人的会议安排、会议设施的布置情况,直接省去了会议邀约时反复沟通参会人时间的繁琐。

(线上会议预约)

会议预约的同时,系统内直接设置好主持人、记录人、请假审批人等多种身份角色,同时可以申请茶歇或纸笔等个性化会议服务。预约成功后,会议的时间、地点、会议角色会自动通过邮件或短信发布给参会者,对内沟通一键达成!

(多种服务呼叫方式)

在参加人员众多的会议,如论坛、培训、圆桌会议等场景下,通过合理安排让参会人员尽快找到自己的座位,是维持会场秩序的重要环节。

云思数字化会议系统,在会议预约时可以加入参会人员座次排布图。系统内提供U字型、回字型、自定义等多种布局模版,同时可进行主席台、主屏幕、桌子、座位等添加、删除等操作,实现会议室布局的配置和管理。

(座次排布)

华建世博滨江大厦分布了大大小小125间会议室。可不必担心找错会议室,会议看板会将今日会议列表展示得清清楚楚。

会议室门口的状态屏可供确认会议名称,多色灯带直观地展示会议室占用情况,甚至可以通过状态屏刷卡进行会议签到。

(会议状态屏)

为贯彻低碳无纸化会议,每间会议室都配备了电子墨水屏席位卡,可以将坐席信息、签到二维码自动同步进电子席位卡,人性化提示参会人员快速入座,还能有效提升会议体验。

(电子席卡)

会后待办事项是常常被忽视的重要会议成果。在云思会议数字化管理系统中,会议记录人上传会议纪要后,可以设置待办事项、指定督办人员,会议结果可跟踪可控制,将会议效果最大化。

(跟踪会议待办与督办)

同样的,所有会议室使用情况、部门会议情况等真实数据会利用BI和可视化技术进行会议效率分析,量化会议成本,提高会议价值。

(会议看板)

办公场景,提高空间效能

2021年9月,《上海市促进城市数字化转型的若干政策措施》正式生效,便捷、高效、低成本的办公体验成为企业数字化发展的趋势。办公空间数字化一直是被管理者忽视的真空地带。办公场地费用是组织固定经营费用中最大的部分,如何使办公空间能最佳程度适应于组织的动态变化需求,是企业控制成本的关键。

华建世博滨江大厦日常有约4000人办公,很多人项目点在外地而不常在楼内办公。一边是经常在外办公的本地员工的空余工位,一边是大量由临时项目而来的外地员工流动借用别人工位,空闲的工位不仅造成办公空间的浪费,还会被长期忘记断电的电器吃掉不少资源。

通过云思数字化空间管理系统,华建集团可以将楼内每一个工位进行在线化、集约化管理。无人使用的工位日常处于断电状态,一旦工位分配给固定人员,或者被员工预约使用,工位才会通电运行,节约资源的同时有效降低资产空置率,加速资产去化。

每个工位都设有空间水墨屏,屏上显示本工位的信息和预约状态,员工可以在线预约或者直接线下扫码预约,直观又简便。

(共享工位预约)

同样的道理,将工位管理运用到停车位、广告位、场地的预定,可以避免公共资源预定冲突,大大地提高公共资源的使用率。

(空间盘点)

在所有公共资源在线管理后,所有的使用数据就可以汇聚成管理报告,将工位、会议室、餐厅等等使用情况以可视化空间看板的形式展示在大楼平面图内,使空间资产盘点更实时、快速、准确,降低空间管理成本。

(空间看板)

在云思与华建集团的通力协作下,华建世博滨江新办公大厦已运营了一段时间,并且以其安全、高效、舒适、便利的体验深得华建集团员工的好评。

在国务院、上海市政府大力推动数字化泛办公转型的大背景下,在以李强书记为核心的城市数字化转型工作领导小组的领导下,上海各行业、领域的数字化改革正在如火如荼地进行中,在多次落实会议中,李强书记也多次强调:数字化转型“根本上是为了人,关键要有体验度。”

这个指示传递出了明显的价值取向:一切以人的体验、感受为落脚点,这是推动“城市”数字化泛办公转型的初心所在,亦是检验其成功与否的标准所在。